Impfstoffinventur: Bestände bis zum 15. Juli melden

Für viele Arztpraxen ist es eine lästige, aber doch notwendige Pflicht: Auch in diesem Jahr mussten sie bis zum 30. Juni die vorhandenen Impfstoffe prüfen – und müssen diese noch bis spätestens zum 15. Juli 2023 an die KV RLP melden.

Vorgehensweise

Generell werden am 30. Juni alle Impfdosen gezählt, die sich im Kühlschrank der Praxis befinden. Relevant sind diejenigen Impfstoffe, die über den Sprechstundenbedarf (SSB) angefordert wurden und die weiterhin bei gesetzlich Versicherten verwendet werden können. Achtung: COVID-19-Impfstoffdosen werden nicht gezählt.

Das Inventurergebnis wird über den geschützten Mitgliederbereich eingereicht:

• Die Anmeldung erfolgt mit den Anmeldedaten.
  
  
• Über den Klickpfad "Verordnung > Impfstoffinventur" können die Bestände der einzelnen Impfstoffe direkt in die dort hinterlegte Eingabemaske eingegeben werden.
  
  
• Mit Klick auf den Button "Inventurliste senden" werden die eingegebenen Daten dann an die KV RLP übermittelt.
  
  
• Praxen können sich mit Klick auf den Button "Download PDF" eine Kopie der Inventurliste speichern oder für ihre Unterlagen ausdrucken. Dies ist empfehlenswert, um bei möglichen Rückfragen die Unterlagen direkt zur Hand zu haben.

Die Meldung zum Stichtag 30. Juni ist verbindlich. Sollten eine Praxis keine Inventurmeldung abgeben, wird der Impfstoffbestand der Betriebsstätte auf null gesetzt.

Sollten dennoch Impfstoffe in der Praxis vorrätig sein, die nicht gemeldet werden, kann eine Differenz entstehen. Denn die Anzahl der noch vorhandenen und gemeldeten Impfstoffdosen (zuzüglich der tatsächlich verimpften Dosen = abgerechnete GOP) wird der Anzahl der verordneten Impfdosen gegenübergestellt. Es können gegebenenfalls Regressforderungen der Krankenkassen entstehen.

Mögliche Fehlerquellen

Die KV RLP rät grundsätzlich davon ab, Impfstoffverordnungen, die erst nach dem 1. Juli – und somit in einem neuen Inventurjahr – beliefert werden können, vor dem 30. Juni eines Jahres auszustellen.

Impfstoffverordnungen vor dem 30. Juni (Inventurstichtag) ordnen die Krankenkassen aufgrund des Ausstellungsdatums dem aktuellen Inventurzeitraum zu. Falls die Impfstoffe erst nach dem 1. Juli ausgeliefert werden, liegen sie noch nicht im Praxiskühlschrank und werden somit auch nicht bei der laufenden Inventur mitgezählt. Dadurch ist die Inventur vermeintlich inkorrekt und folglich zu niedrig. Die Krankenkassen könnten daraus folgend Rückforderungsansprüche generieren.

In solchen Fällen ist eine telefonische Vorbestellung empfehlenswert, so dass das Ausstellen der ärztlichen Verordnung sowie die Auslieferung der Impfstoffe im gleichen Quartal erfolgen. Die Vorgehensweise sollte beachtet und insbesondere zwischen dem zweiten und dritten Quartal eines Jahres keine quartalsübergreifenden Bestellungen vorgenommen werden.

Keine Impfstoffrestbestände vorhanden

Falls überhaupt keine Restbestände an Impfstoffen vorhanden sind, kann der Haken gesetzt und die Meldung versendet werden.

MVZ oder (überörtliche) BAG

Diese Einrichtungen müssen darauf achten, dass nur eine Gesamtinventurliste an die KV RLP übermittelt wird.

Ausfüllen der Inventurliste durch Mitarbeitende

Mitarbeitende haben in der Regel keinen Vollzugriff auf den gesamten Mitgliederbereich. In diesem Fall muss unter "Berechtigungen" im Punkt "Verordnung und Statistik" ein Haken gesetzt werden.