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Telematikinfrastruktur für Einsteiger | KV-on-Video

Übersicht

VSDM-Fristen

Nach gesetzlicher Vorgabe müssen alle Praxen seit dem 1. Januar 2019 an die TI angebunden sein, um den VSDM-Abgleich umsetzen zu können (Ausnahme siehe oben "Wichtiger Hinweis").

Was ist das Versichertenstammdatenmanagement?

Beim Versichertenstammdatenmanagement (VDSM) geht es darum, die Versichertenstammdaten der gesetzlich Krankenversicherten, die auf der eGK gespeichert sind, aktuell zu halten. Das sind folgende Daten:

 

  • persönliche Daten: Name, Geburtsdatum, Anschrift
  • Angaben zur Krankenversicherung: Krankenversichertennummer, Versichertenstatus etc.

Bisher können diese Informationen in der Praxis eingelesen, aber nicht aktualisiert werden. Auch können vertragsärztlich und vertragspsychotherapeutisch Tätige derzeit nicht elektronisch prüfen, ob die eGK gültig ist.

Mit der Anbindung an die TI ist dies nun nicht nur möglich, sondern auch Pflicht: Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten müssen das VSDM bei jedem ersten Patienten-Kontakt im Quartal durchführen und dies gegenüber ihrer Kassenärztlichen Vereinigung mit den Abrechnungsunterlagen nachweisen. Anderenfalls drohen laut Gesetz Honorarkürzungen.

Das VSDM umfasst zwei Schritte: die Online-Prüfung und die Aktualisierung. Bei der Online-Prüfung wird abgefragt, ob die Daten und das Versichertenverhältnis noch aktuell sind. Dazu werden die Informationen auf der Karte mit den Informationen abgeglichen, die bei der Krankenkasse der oder des Versicherten hinterlegt sind. Stimmen die Angaben nicht überein, werden veraltete Daten auf der Karte überschrieben.

Wer muss VSDM machen?

Zum VSDM sind alle Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten beim ersten persönlichen Patienten-Kontakt im Quartal verpflichtet. Das bedeutet, dass alle Praxen bis zum gesetzlichen Stichtag an die TI angeschlossen sein müssen.

Ist im Versorgungskontext kein persönlicher Patienten-Kontakt vorgesehen, ist das VSDM nicht möglich. Damit besteht für diese Ärztinnen und Ärzte keine VSDM-Pflicht. Dies ist zum Beispiel bei Pathologinnen und Pathologen sowie Laborärztinnen und Laborärzten typisch. Sie übernehmen für die Abrechnung weiterhin die Versichertendaten, die im Personalienfeld des Auftrags stehen.

Ein anderer Sonderfall betrifft Anästhesistinnen und Anästhesisten, wenn sie ausschließlich außerhalb ihrer Praxisräume tätig sind. Zum Einlesen der eGK benutzen sie dann in der Regel ein mobiles Kartenterminal. Diese Terminals können nicht mit der TI verbunden werden, sie arbeiten nur im Offline-Betrieb. Anästhesistinnen  und Anästhesisten können in diesem Fall kein VSDM-Update durchführen, sondern nur die auf der eGK gespeicherten Versichertendaten auslesen. Tipp: In solchen Fällen sollten sie die eGK erst im mobilen Kartenterminal einlesen, wenn die Kollegin oder der Kollege das VSDM durchgeführt hat. Dann sind die Daten auf der eGK auf jeden Fall aktuell. Dies gilt auch für Ärztinnen und Ärzte bei Heim- und Hausbesuchen.

Dennoch gilt: Ärztinnen und Ärzte, die extrem selten mit persönlichem Patienten-Kontakt behandeln, müssen grundsätzlich in der Lage sein, das VSDM durchzuführen. Das heißt, auch diese Praxen müssen bis zu dem vom Gesetz vorgegebenen Termin an die TI angeschlossen sein. Damit können sie künftig auch auf andere Anwendungen in der TI zugreifen.

Welche Prüfungsnachweise gibt es für die Abrechnung?

Wenn die Praxis das VSDM durchgeführt hat, generiert das System einen Prüfungsnachweis, der im PVS gespeichert und mit der Abrechnung an die Kassenärztliche Vereinigung übermittelt wird. Der Prüfungsnachweis ist mit einem Zahlencode versehen, der für unterschiedliche Ergebnisse steht.

Wird ein Prüfungsnachweis generiert und im PVS abgelegt, gilt das VSDM als durchgeführt. Das trifft auch zu, wenn der Prüfungsnachweis technische Fehler ausweist, zum Beispiel wenn keine Online-Verbindung hergestellt werden konnte. Die eGK gilt auch dann weiterhin als gültiger Versicherungsnachweis. Ist das VSDM häufiger aus technischen Gründen nicht möglich, sollte die Praxis den technischen Dienstleistungsunternehmen kontaktieren und die Anbindung prüfen lassen.

Die folgende Übersicht zeigt die möglichen Prüfungsnachweise:

ZahlencodeVSDM-Ergebnis
1 = Aktualisierung durchgeführtBei der Krankenkasse der oder des Versicherten lagen neue Daten vor. Diese wurden erfolgreich auf der eGK aktualisiert.
2 = Keine Aktualisierung erforderlichBei der Krankenkasse der oder des Versicherten lagen keine neuen Daten vor. Eine Aktualisierung der eGK war nicht erforderlich.
3 = Aktualisierung technisch nicht möglich
  • Es ist keine Online-Verbindung möglich.
  • Es konnte nicht ermittelt werden, ob neue Daten vorlagen, zum Beispiel weil der Fachdienst der Kasse nicht erreichbar war.
  • Die Daten konnten nicht aktualisiert werden.
5 = Onlineprüfung des Authentifizierungszertifikats technisch nicht möglichDas Authentifizierungszertifikat kann aus technischen Gründen nicht online überprüft werden.
6 = Aktualisierung technisch nicht möglich und maximaler Offline-Zeitraum überschrittenDer maximale Offline-Zeitraum des Konnektors wurde überschritten. Es werden sicherheitsbedingt bis zur Aktualisierung des Konnektor keine VSDM-Anfragen mehr durchgeführt.

 

 

Technische Ausstattung

Um die TI nutzen zu können, benötigen Praxen verschiedene Komponenten und Dienste:

Konnektor

Der Zugang zur TI erfolgt über einen Konnektor – ähnlich einem DSL-Router, allerdings auf einem deutlich höheren Sicherheitsniveau. Der Konnektor ist mit den stationären Kartenterminals der Praxis sowie dem Praxisverwaltungssystem per Netzwerk verbunden. Er enthält auch das notwendige Modul für das Versichertenstammdatenmanagement. Der Konnektor ist mandatenfähig und kann von Praxisgemeinschaften bzw. Praxen, die über eine Standortvernetzung verfügen, gemeinsamen verwendet werden.

Hinweis: Des Weiteren ist über der Konnektor das Sichere Netz der KVen (SNK) erreichbar. Ein paralleler KV-SafeNet*-Anschluss ist nicht mehr erforderlich.

VPN-Zugangsdienst

Er ist vergleichbar mit einem KV-SafeNet*-Provider, der den Zugang sowohl zur TI als auch zum Sicheren Netz der KVen bereitstellt. Als Transportinfrastruktur zwischen dem Netz der Praxis auf der einen Seite und dem VPN-Zugangsdienst auf der anderen Seite wird in der Regel das öffentliche Internet genutzt. Praxisgemeinschaften können einen gemeinsamen VPN-Zugangsdienst verwenden.

Kartenterminals
Stationäre Kartenterminals

Ein stationäres Kartenterminal benötigt jede Praxis um Anwendungen der TI nutzen zu können. Zu Beginn ist lediglich das VSDM möglich. Zur Berechtigung muss ein Praxisausweis in einem stationären Kartenterminal stecken und die zugehörige PIN eingegeben werden, erst dann kann der Konnektor eine Verbindung zur TI aufbauen und eine eGK lesen, online auf Gültigkeit prüfen und gegebenenfalls aktualisieren.

Mobile Kartenterminals (optional)

Das VDSM ist mit mobilen Kartenterminals nicht möglich. Dies erfolgt ausschließlich mit stationären Kartenterminals. Ein VSDM ist bei Haus- und Pflegeheimbesuchen also nicht erforderlich, die eGK wird wie gewohnt in mobilen Kartenterminals lediglich zwischengespeichert und in der Praxis in das Praxisverwaltungssystem übertragen. Für den Betrieb eines mobilen Kartenterminals wird eine SMC-B oder ein eHBA der Generation 2 (G2) zur Identifikation benötigt.

Anpassung des Praxisverwaltungssystems

Auch das Praxisverwaltungssystem muss angepasst werden, damit das Auslesen und gegebenenfalls Aktualisieren der Versichertendaten auf der eGK möglich sind.

Optional – Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA)

Mit dem eHBA kann sich der die Ärztin, der Arzt, die Psychotherapeutin oder der Psychotherapeut innerhalb der TI identifizieren. Für die Anbindung an die TI wird der Ausweis nicht benötigt, jedoch kann er bereits heute für die qualifizierte elektronische Signatur (QES), zum Beispiel für den eArztbrief, für Laborüberweisungen oder Anforderungen von Telekonsilen verwendet werden. Der eHBA kann auch alternativ zum Praxisausweis zur Identifikation und damit für den Betrieb eines mobilen Kartenterminals verwendet werden. Der Ausweis kann bei der jeweiligen Bezirksärztekammer bzw. bei der Psychotherapeutenkammer beantragt werden.

Hinweis

Die Übersichten zeigen die aktuell von der gematik zugelassenen Komponenten für den Wirkbetrieb der TI sowie die bestätigten Primärsysteme. Bitte wählen Sie jeweils als Zielgruppe "Ärzte" beziehungsweise "Psychotherapeuten" aus und klicken Sie auf "Anzeigen":

Zulassungsliste der TI-Komponenten | gematik

Praxisausweis (SMC-B)

Für die TI-Anmeldung ist ein Praxisausweis (SMC-B) unentbehrlich. Beantragen Sie diesen rechtzeitig bei einer von der gematik zugelassenen und zertifizierten Kartenherstellerfirma, damit er sowie die PIN rechtzeitig zur Installation des TI-Anschlusses vorliegen. Beachten Sie: Von der Antragstellung bis zum Empfang müssen Sie etwa mit zwei Wochen Wartezeit rechnen.

Unten gelangen Sie auf das Webportal der jeweiligen Herstellerfirma, um dort Ihren Praxisausweis zu beantragen. Vergleichen Sie die Angebote der Herstellerfirmen, diese bieten unterschiedliche Laufzeiten und Zahlungsmodelle an. Um sicherzustellen, dass nur berechtigte Nutzerinnen und Nutzer Zugang zur TI erhalten, holt diese bei der KV RLP die Bestätigung darüber ein, dass die antragstellende Person tatsächlich vertragsärztlich bzw. vertragspsychotherapeutisch tätig ist und damit Anspruch auf einen Praxisausweis hat.

Sie erhalten danach per Einschreiben eigenhändig den Praxisausweis sowie per Post in einer separaten Sendung den dazugehörigen PIN/PUK-Brief. Nach Erhalt müssen Sie den Praxisausweis bei dem ausgewählten Anbieter freischalten. Bewahren Sie bitte den Praxisausweis und den PIN/PUK-Brief unbedingt an einem sicheren Ort auf, da sie sowohl für die Installation als auch für den laufenden Betrieb der TI erforderlich sind. Über den genauen Ablauf wird Sie Ihre Kartenherstellerfirma informieren.

Beantragen

Übersicht

Zugelassene TI-Komponenten

Die Übersichten zeigen die aktuell von der gematik zugelassenen Komponenten für den Wirkbetrieb der TI sowie die bestätigten Primärsysteme. Bitte wählen Sie jeweils als Zielgruppe "Ärzte" bzw. "Psychotherapeuten" aus und klicken Sie auf "Anzeigen":

Finanzierung

Erstausstattungspauschale

Jede an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmende Praxis hat Anspruch auf eine Erstausstattungspauschale für die Anschaffung eines Konnektors und mindestens eines stationären Kartenterminals. Ab dem vierten Quartal 2018 beträgt die Pauschale bis auf weiteres 1.982 Euro für eine Einzelpraxis, für Berufsausübungsgemeinschaften ab vier Ärztinnen und Ärzten (Vollzeitäquivalente) erhöht sich die Pauschale.

Wichtiger Hinweis

Gemäß der TI‐Finanzierungsvereinbarung (Anlage 32 Bundesmantelvertrag-Ärzte) bemisst sich die Auszahlung der Erstausstattungspauschale nach dem Datum des erstmaligen Abgleichs der Versichertenstammdaten – nicht nach dem Bestelldatum. So gesehen besteht das Risiko, dass sich die Pauschale zwischen der Bestellung und der Installation noch verringern kann. Auch die Ausnahmeregelung mit verbindlicher Bestellung bis zum 31. März 2019 garantiert nicht automatisch eine Installation der Komponenten vor dem 1. Juli 2019. Für Praxen, die die benötigten TI-Komponenten verbindlich bestellt haben und dies schriftlich – beispielsweise durch Eigenerklärung oder durch Auftragsbestätigung der Herstellerfirma – gegenüber der KV RLP bis zum 31. März 2019 nachweisen, verlängert sich die Frist der Sanktion auf den 1. Juli 2019.

Konnektor inklusive Funktion für qualifizierte elektronische Signatur und stationäre Kartenterminals:

Quartal der erstmaligen Nutzung*

Vergütung in Euro
Anzahl der Ärztinnen und Ärzte in der Praxis (kumuliertes Vollzeitäquivalent)
< = 3 > 3 bis > = 6 > 6
ab 4/20181.982,002.417,002.852,00

 

 

*Für die Praxen ist zu beachten, dass für die Höhe der Pauschale nicht das Quartal der Bestellung der TI-Komponenten, sondern das Quartal der erstmaligen Nutzung, erster erzeugter VSDM-Prüfnachweis, relevant ist. Das heißt, es gilt das Quartal, in dem in der Praxis der erste Online-Abgleich der Versichertenstammdaten erfolgt ist. Es ist davon auszugehen, dass ab dem 2. Quartal 2019 aufgrund von neu zugelassenen Komponenten und der damit verbunden Marktentwicklung eine deutlich geringere Erstausstattungspauschale festgelegt wird.

Starterpauschale

Zusätzlich erhalten die Praxen eine einmalige Starterpauschale von 900 Euro. Darin enthalten sind die Kosten für das PVS-Software-Update, die Installation der Technik sowie den Zusatzaufwand der Praxen in der Startphase des VSDM.

Laufende Betriebskosten

Auch für die laufenden Betriebskosten, die beispielsweise die Wartung und die notwendigen Updates des Konnektors sowie den VPN-Zugangsdienst betreffen, erhalten Praxen Geld. Diese Pauschale beträgt 248 Euro je Quartal. Weitere laufende Pauschalen wird es für den Praxisausweis (SMC-B) und den (noch optionalen) elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) geben. Für den Praxisausweis werden 23,25 Euro je Quartal und berechtigtem Ausweis finanziert. Für den eHBA gibt es eine Pauschale von 11,63 Euro pro Quartal und Ausweis.

Voraussetzungen

Wenn eine der nachfolgend aufgeführten Voraussetzungen erfüllt ist, haben alle in der Praxis tätigen Vertragsärztinnen und Vertragsärzte mit mindestens hälftiger Zulassung Anspruch auf die Pauschale eines mobilen Kartenterminals in Höhe von 350 Euro

  • mindestens drei nachgewiesene Hausbesuche im vergangenen oder aktuellen Quartal
  • abgeschlossener Kooperationsvertrag zur Pflegeheimversorgung (nach § 119b SGB V)
  • Versorgung von Patientinnen und Patienten in anderen Praxen (zum Beispiel Anästhesistinnen und Anästhesisten)

Ausgelagerte Praxisstätten

Auch ausgelagerte Praxisstätten – sie werden nicht mit Konnektor und stationärem Kartenterminal ausgestattet – erhalten diese Pauschale. Für den Betrieb eines mobilen Kartenterminals wird ein weiterer Praxisausweis zur Identifikation benötigt. Die Kosten hierfür werden ebenfalls erstattet.

Erstattungsprozess

Anspruch auf finanzielle Förderung haben alle Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, die an der vertragsärztlichen bzw. vertragspsychotherapeutischen Versorgung teilnehmen. Jede genehmigte Betriebs- und Nebenbetriebsstätte, die einen Patienten-Kontakt hat, erhält nach erstmaliger Nutzung die Pauschalen für erforderliche TI-Komponenten und deren laufenden Betrieb gemäß Anlage 32 BMV-Ä. Ausgelagerte Praxisstätten erhalten lediglich eine Pauschale für ein mobiles Kartenterminal und einen Praxisausweis.

Für die Auszahlung der Pauschale muss kein Antragsformular ausgefüllt werden

Ebenso muss der Kauf der einzelnen Komponenten nicht nachgewiesen werden. Bei dem erstmaligen Versichertenstammdatenabgleich wird ein Prüfnachweis erzeugt, der über die Abrechnung an die KV RLP übermittelt wird. Ab diesem Zeitpunkt besteht ein Anspruch auf die Pauschalen für die Erstausstattung sowie für den laufenden Betrieb, die anschließend ohne Finanzierungsantrag von der KV RLP ausgezahlt werden. Dies gilt auch für berechtigte Praxisausweise und eHBAs. Die Höhe der Pauschalen richtet sich somit nicht nach dem Zeitpunkt des Kaufs oder der Lieferung, sondern nach der Inbetriebnahme der neuen Technik.

Nachweispflicht bei Bestellung bis Ende März 2019: Praxen, die zum 1. Januar 2019 nicht an die TI angebunden sind, aber die erforderlichen TI-Komponenten verbindlich bis Ende März 2019 bestellt haben, müssen dies gegenüber der KV RLP bis spätestens 31. März 2019 mit der Auftragsbestätigung des Anbietenden nachweisen, um eine Kürzung des Honorars um ein Prozent zu vermeiden. In diesen Fällen verschiebt sich der Pflichttermin auf den 1. Juli 2019. Zum Nachweis der Bestellung genügt eine einfache Erklärung gegenüber der KV RLP. Die KV RLP bietet als bürokratiearme Lösung an, die Erklärung durch Ankreuzen einer entsprechenden Formulierung in der Sammelerklärung abzugeben. Daher bitte keine Auftragsbestätigungen oder Kaufbelege an die KV RLP senden. Praxen, die bereits Belege an die KV RLP übermittelt haben, müssen trotzdem unbedingt die entsprechende Formulierung auf der Sammelerklärung ankreuzen.

Verzögerte Auszahlung bei herkömmlicher Abrechnung

Sobald die Praxen an die TI angeschlossen sind, kommen sie über den Konnektor in das Sichere Netz der KVen (SNK). Das gilt im Übrigen auch für Praxen, die derzeit nicht an das Sichere Netz angeschlossen sind. Auch sie haben dann die Möglichkeit, Zugangsdaten zum Mitgliederbereich der KV RLP zu beantragen. Für den Zugang zum SNK entstehen möglicherweise monatliche Zusatzkosten. Wenn Praxisinhaber auf die TI umsteigen und das SNK bereits nutzen, sollten sie prüfen, ob ihr Vertrag für diesen Fall ein ordentliches Kündigungsrecht für ihren KV-SafeNet*-Anschluss vorsieht. So müssen nicht zwei Anschlüsse parallel betrieben und finanziert werden. Dieser Anschluss sollte jedoch frühestens nach Anbindung an die TI und erfolgreicher Anmeldung im Mitgliederbereich der KV RLP gekündigt werden.

Bereits vier Wochen vor Quartalsende können Praxen eine Testabrechnung hochladen, über die die KV RLP den VSDM-Prüfnachweis auslesen kann. Im Anschluss erhält die Praxis automatisiert eine Nachricht über das Fehlerprotokoll im Mitgliederbereich der KV RLP zugestellt, die den Eingang des erforderlichen Nachweises bestätigt und grob über den Auszahlungszeitraum informiert.

Praxen, die die Online-Abrechnung nutzen, bekommen die Pauschale schneller, als solche, die noch auf herkömmlichem Weg abrechnen. Wird beispielsweise über einen Datenträger abgerechnet, ist ein zeitlicher Verzug bei der Auszahlung bis zu sechs Wochen möglich. Diese Praxen müssen warten, bis die reguläre Abrechnung eingereicht wird. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Die KV RLP berechnet bei online abrechnenden Praxen den ermäßigten Verwaltungskostensatz von 2,6 Prozent – statt 3 Prozent – bezogen auf das erwirtschaftete Honorar.

Alternativer Nachweis für Ärztinnen und Ärzte ohne Patienten-Kontakt

Ärztinnen und Ärzte, wie beispielsweise Laborärztinnen und Laborärzte oder Pathologinnen und Pathologen, die keinen VSDM-Prüfnachweis erzeugen können, da sie keinen Patienten-Kontakt haben, erbringen den  Nachweis der TI-Anbindung durch einmalige Anmeldung am Mitgliederbereich der KV RLP und Beantragung über den Menüpunkt "Einstellungen > Pauschale TI", der zuvor noch durch die KV RLP freigeschaltet werden muss. Durch die Anmeldung über das Netzwerk der TI ist für die KV RLP der Zugangsweg über die TI ersichtlich. In solchen Ausnahmefällen erfolgt die Erstattung der Pauschalen für die Erstausstattung, die Startpauschale sowie für den laufenden Betrieb ohne VSDM-Prüfnachweis.

Wichtiger Hinweis: Entscheidend für die Auszahlung der Pauschalen ist der Zeitpunkt ihrer Beantragung im geschützten Mitgliederbereich.

Erstattung laufender Betriebskosten

Die laufenden Betriebskosten werden mit der regulären Endabrechnung erstattet. Eine detaillierte Aufstellung der erstatteten Betriebskosten befindet sich in der Anlage 3g des Honorarbescheides. Die Auszahlung startet mit dem Zeitpunkt des ersten erzeugten Prüfnachweises. Liegt dieser im zweiten Monat des Quartals, erhalten Sie erstmalig zwei Drittel des Betrags ausgezahlt. Ab dem Folgequartal wird die volle Betriebskostenpauschale erstattet.

 

Hilfe für Praxen

Elektronische Gesundheitskarte | eGK

Ärztehotline

Hier erreichen Sie die Ärztehotline der Telekom:

Telefon 0800 330 1368 

Rechtsnormen

Häufige Fragen

Materialien

Einrichtungen und Behörden

Bundesministerium für Gesundheit

Das Bundesministerium für Gesundheit informiert ebenfalls zu Themen rund um eGK.

gematik

Die Gesellschaft für Telematikanwendungen der Gesundheitskarte mbH (gematik) steuert gemäß dem gesetzlichen Auftrag Einführung, Pflege und Weiterentwicklung der eGK. Online stellt sie unter anderem Informationen zu den technischen Anforderungen bereit.

Weiterführende Links

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KV RLP Isaac-Fulda-Allee 14 55124 Mainz Telefon 06131 326-326 Fax 06131 326-327 E-Mail service@kv-rlp.de
22. Mai 2019